Actividad De Aprendizaje OA 2: Evaluación caso A21
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?
Respuesta:
Lo primero es el diseño de la información documentada, dado que en el mismo se incluyen todas las especificaciones e indicaciones para la creación, actualización y control de la información, todo ello con base en los parámetros de la norma ISO 9001:2015.
2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su respuesta.
Respuesta:
Se corresponde al proceso de Documentación de la Política y el plan de calidad, ya que por medio de la Política, se define el objetivo de calidad en la empresa y su compromiso para la satisfacción de los clientes y con el Plan de Calidad, se especifica los procedimientos de los procesos, sus responsables y los recursos necesarios, entre otros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
Respuesta:
a. Creación
El documento control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A. debe proporcionar las especificaciones e instrucciones para la creación, revisión, actualización y control eficaz y eficiente de su información documentada,e igualmente proporcionar evidencias de su conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Se debe asegurar que la información documentada sea pertinente y completa e incluya:
ü Identificación y descripción (título del documento, fecha, autor, código correlativo o número de referencia).
ü Uso de verbos en infinitivo en la descripción del procedimiento.
ü Formato utilizado (idioma, gráficos, entre otros) y sus medios de soporte (impreso, electrónico local o en nube).
ü Revisión y aprobación de su pertinencia a los procesos actuales.
Revisión y aprobación
ü No requiere revisión la incorporación de firmas de nuevos titulares de los responsables de los procesos.
ü La incorporación de nuevos responsables de los procesos no afecta fecha de aplicación o de implantación. ·
ü El responsable de controlar la información documentada asegura la formación de los nuevos responsables de los procesos. ·
ü Cualquier trabajador puede solicitar la revisión y/o actualización de un documento mediante el formato establecido. ·
·
b. Identificación
Todo proceso debe disponer de su correspondiente procedimiento debidamente identificado con título, fecha, autor, código correlativo o número de referencia.
c. Divulgación
Toda la información documentada que sea actualizada deberá ser difundida a todas las personas que participan en el desarrollo del proceso involucrado.
Es válida cualquier forma de difusión siempre que los participantes de los procesos conozcan y dominen las tareas establecidas.
d. Control de cambios
Los cambios de un procedimiento documentado se deben realizar previa revisión y/o actualización de la pertinencia manifestada en el formato diseñado para la solicitud de cambios y/o modificación y/o elaboración, publicación y difusión. de documentos.
05 de octubre de 2019
