Informe del proceso “productos y servicios suministrados externamente” SGC

Actividad 1: Informe del proceso “productos y servicios suministrados externamente”

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Respuesta:

El proceso de compras o de productos y servicios suministrados externamente es el principio y entrada de una amplia gama de los procesos operativos y/o de apoyo de la empresa; su impacto es directamente proporcional a los resultados que se obtengan.

La ISO 9001:2015 establece las actividades de la siguiente manera:

1. Identificar los productos críticos a comprar

2. Definir especificaciones del producto a comprar

3. Planear las compras

4. Evaluar y seleccionar proveedores

5. Realizar el trámite de compra

6. Verificar el producto comprado

7. Re-evaluar proveedores

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora)

Descripción de las actividades, adecuándolas al criterio del autor del presente informe (cada una de las actividades contempla la ejecución de tareas específicas tendientes a garantizar la fiabilidad de cada una):

1. Identificación de la necesidad del bien o servicio

2. Definición de las especificaciones técnicas o alcance del bien o servicio

3. Elaboración y validación (integridad, pertinencia y oportunidad) de la solicitud de oferta (debe incluir a quién se solicita con sus correspondientes antecedentes, qué, para qué, cómo, cuándo, dónde, cómo se entrega el bien o servicio)

4. Envío de la solicitud de oferta

5. Recepción de ofertas

6. Apertura, análisis y evaluación de las ofertas

7. Presentación de análisis comparativo de las ofertas, observaciones, recomendaciones y sugerencias al nivel decisorio

8. Toma de decisiones

9. Elaboración de informe del proceso y de compromiso con el proveedor

10. Envío de la orden de compras o de servicios al proveedor

11. Seguimiento del suministro del bien o servicio

12. Evaluación de la calidad del bien o servicio recibido (con base en lo establecido en las actividades 1,2 y3).

13. Evaluación del desempeño del proveedor.

Documentos requeridos en el proceso de compras
Nº	Origen Interno	Origen externo
1	Especificaciones Técnicas del bien o Alcance del servicio	Características de productos similares en el mercado
2	Formato de solicitud, análisis, evaluación de ofertas	Oferta de los proveedores
3	Formato de Toma de decisiones, Informe, Orden de Compras o Servicios	Curriculum de la empresa que incluya listado de clientes y productos o servicios suministrados, talentos, equipos y maquinarias, entre otros. (SGC si disponible)
4	Formato de Evaluación de productos o servicios
5	Formato de Evaluación del desempeño del proveedor
6	Formato de No conformidades
7	Formato de Reclamo al proveedor

15 de septiembre de 2019